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Geschäftsreisen sind in Unternehmen nicht zu unterschätzende Kostenfaktoren. Oftmals machen die Reise- und Reisenebenkosten von Unternehmen den drittgrößten Kostenblock in der Erfolgsrechnung aus. Im Jahre 2006 stieg aufgrund der wirtschaftlichen Erholung die Zahl der Geschäftsreisen wieder, aber gleichzeitig stiegen auch die Preise für viele Reiseleistungen.
Im Schnitt geben deutsche Unternehmen für Geschäftsreisen pro Jahr knapp 50 Mrd. Euro aus. Daher mag es nicht verwundern,
daß immer öfter nach Lösungsansätzen gesucht wird, um diese Kosten zu minimieren. Voraussetzung für den Einsatz intelligenter Travel-Management-Lösungen ist eine umfassende Analyse des Reiseverhaltens, d.h. unter anderem zu klären wie viele Geschäftsreisen und -reisende ein Unternehmen hat und mit welchen Verkehrsmitteln hauptsächlich gereist wird. Eine Lösung, die heutzutage von immer mehr Unternehmen angewendet wird, ist die Online-Buchung der Geschäftsreisen. Damit können die direkten Reisekosten oft um 10% oder mehr und die indirekten Reisekosten (sämtliche
Prozeßkosten für die Planung) sogar um 25% und mehr gesenkt werden. Die Online-Buchung von Geschäftsreisen kann über verschiedene Arten erfolgen. Es gibt Software, sogenannte Internet Booking Engines (IBE), die es den Mitarbeitern ermöglichen, direkt online im Unternehmens-Intranet ihre Flüge, Hotels und Mietwägen zu buchen. Mit speziellen Abrechnungsprogrammen kann man jegliche Reisekosten erfassen, in das Buchhaltungssystem übertragen und anschließend auch auswerten. Für kleine und mittelständische Unternehmen, die derartige Systeme nicht in die eigene IT-Struktur einbauen wollen, stehen extern zugreifbare Geschäftsreise-Portale zur Verfügung, die weniger Funktionen anbieten und entsprechend günstiger sind. In skandinavischen Ländern und in der USA sind Geschäftsreisebuchungen bereits stark verbreitet. In Deutschland soll der Anteil der Online-Buchungen noch unter dem europäischen Durchschnitt liegen. Aber auch hier gewinnt diese Methode der Kosteneinsparung immer mehr an Beliebtheit.
Ein funktionierendes Online-Travel-Management sollte in irgendeiner Form ein Online-Travel-System haben und Kreditkarten einsetzen. Hier sind die Corporate (persönliche) und die Company Credit Card zu unterscheiden. Alle getätigten Ausgaben werden entweder vom persönlichen Konto des Mitarbeiters oder dem Firmenkonto abgebucht. Des weiteren sollte ein Unternehmen über firmeninterne Reiserichtlinien für Geschäftsreisen und ein zentrales Reisebüro verfügen, d.h. alle Standorte arbeiten dann nur noch mit einem zentralen Reisebüro zusammen. Ein Reisbüro ist besonders dann von Nöten, wenn die Geschäftsreise etwas komplizierter und nur schwer alleine über das Internet zu buchen ist. Die Vorteile der Travel-Management-Systeme liegen auf der Hand. Sie ermöglichen es dem Unternehmen alle Prozesse, die für eine Geschäftsreise notwendig sind, in einem System zu bündeln und miteinander zu kombinieren. Der Mitarbeiter hat die Möglichkeit 24 Stunden auf günstige und immer aktuelle Angebote von Fluglinien, Hotels und Mietwägen zuzugreifen und kann sich sicher sein, daß die Buchungen den Reiserichtlinien des Unternehmens entsprechen. So können Unternehmen auch leichter das Buchungs- und Reiseverhalten der Arbeitnehmer analysieren.
Die Tragweite dieser Vorteile, allen voran natürlich die Kosteneinsparung, wird immer mehr Unternehmen in Deutschland
bewußt. Dennoch fällt es vielen nicht ganz leicht, die Online-Buchungen von Geschäftsreisen auch aktiv durchzusetzen oder anzuwenden. Daher sollten entsprechende Trainings für Mitarbeiter angeboten und so ihre Selbständigkeit gefördert werden. Des weiteren sollte die Benutzung einer IBE in den Richtlinien für Geschäftsreisen verankert sein. Bis Online-Buchungen von Geschäftsreisen deutschlandweit an der Tagesordnung sind, ist es noch ein langer Weg, aber die Unternehmen sind auf jeden Fall auf dem richtigen Weg.
 Vgl. Newsletter 09/2007
zum Artikel „Firmenkreditkarten“
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